TENGGARONG – Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diarpus) Kabupaten Kutai Kartanegara (Kukar) menyoroti rendahnya tingkat pemusnahan arsip yang dilakukan oleh Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di wilayahnya. Meski kegiatan ini dianggap sangat penting untuk menjaga tertib administrasi, hingga saat ini hanya lima OPD yang melaksanakan pemusnahan arsip secara rutin.
Varia Fadilah, Kepala Bidang Perlindungan dan Penyelamatan Arsip Diarpus Kukar, mengungkapkan bahwa dari 59 OPD yang ada di Kukar, baru lima OPD yang melakukan pemusnahan arsip sesuai ketentuan.
“Hingga saat ini, dari 59 OPD se-Kukar, baru lima OPD yang melaksanakan pemusnahan arsipnya,” ujarnya.
Varia menjelaskan bahwa pemusnahan arsip merupakan bagian dari proses penyusutan arsip yang sangat penting untuk dilakukan secara teratur. Proses ini bertujuan untuk mencegah penumpukan arsip yang tidak relevan, yang dapat mengganggu kelancaran administrasi dan membebani ruang penyimpanan di masing-masing instansi.
Salah satu OPD yang sudah tertib dalam pemusnahan arsip adalah Bappeda Kukar. Bappeda bahkan berhasil meraih nilai A dalam penilaian tertib kearsipan. “Bappeda Kukar menjadi salah satu OPD yang sudah melaksanakan pemusnahan arsip dengan baik dan tertib. Mereka bahkan meraih nilai A dalam penilaian tertib kearsipan, yang tentunya menjadi contoh bagi OPD lain,” kata Varia.
Sebagai langkah untuk mendukung pelaksanaan pemusnahan arsip yang lebih baik, Diarpus Kukar juga mengadakan magang kearsipan bagi pegawai beberapa kecamatan, seperti Sebulu, Muara Kaman, dan Muara Muntai, agar dapat memahami proses pemusnahan arsip dengan lebih baik. Namun, menurut Varia, salah satu kendala utama dalam pelaksanaan pemusnahan arsip adalah kurangnya arsiparis yang terlatih di beberapa OPD.
“Salah satu kendalanya adalah banyak OPD yang tidak memiliki arsiparis atau memiliki SDM kearsipan yang masih lemah. Namun, kami telah mengatasi hal ini dengan memberikan pelatihan dan bimbingan teknis (Bimtek) kearsipan untuk meningkatkan kompetensi pegawai dalam bidang ini,” jelasnya.
Varia juga mencatat bahwa masih ada anggapan di beberapa OPD yang menganggap pemusnahan arsip tidak terlalu penting. Hal ini turut memperlambat implementasi kebijakan ini.
Varia menjelaskan bahwa ada tiga metode pemusnahan arsip yang dapat diterapkan oleh OPD. Metode pertama adalah dengan menggunakan mesin penghancur dokumen untuk arsip yang sudah berusia lebih dari 10 tahun, seperti surat undangan dan Surat Perintah Kerja (SPL).
“Arsip yang dihancurkan ini, seperti surat undangan dan SPL, bisa dihancurkan menggunakan mesin penghancur, dan limbahnya bisa disetor ke Bank Sampah Dinas Lingkungan Hidup dan Kehutanan (DLHK),” ujar Varia.
Metode kedua adalah dengan menyimpan arsip di record center milik OPD masing-masing, sementara metode ketiga adalah dengan mengirimkan arsip yang tidak lagi diperlukan ke gudang arsip milik Diarpus Kukar.
Varia berharap, ke depannya, setiap OPD dapat segera melaksanakan pemusnahan arsip dengan rutin. “Kami berharap, OPD yang belum melakukan pemusnahan arsip dapat segera melaksanakannya, karena ini merupakan langkah penting untuk mencegah penumpukan arsip yang dapat mengganggu kinerja administrasi dan ruang penyimpanan yang terbatas,” pungkasnya.
Dengan langkah ini, Diarpus Kukar berupaya menciptakan sistem pengelolaan arsip yang lebih efisien dan mudah diakses. Hal ini akan meningkatkan kinerja administrasi dan kualitas layanan publik di Kabupaten Kutai Kartanegara. (*)
Penulis : Dion
